[عصمت شما]

تصور لوكالة سفر وسياحة جديدة
من واقع خبرتي في العمل كمحاسب في وكالات السفر والسياحة وشركات الطيران أقدم هذا الموضوع لعله يكون ذا فائدة لمن ينوي بدء نشاط وكالة سفر وسياحة.
عند بدء تأسيس الموقع للوكالة الجديدة هناك بعض النقاط الواجب مراعاتها في المبنى المراد تأسيس الوكالة فيه:
1. الحرص على كون المكان يقع من الجهات الأربعة بحيث لا يكون لأشعة الشمس ذلك التأثير الكبير على زيادة الحرارة داخل المكان وخاصة في أيام الصيف. وأن يكون التكييف ذو كفاءة عالية في كامل الموقع. كذلك يفضل وضع حماية من أشعة الشمس على الزجاج للتقليل ما أمكن من دخول أشعة الشمس المباشرة. وأن يكون المكان مجهزاً بعدد من المكيفات الصحراوية (المائية) في حال القيام بصيانة أجهزة التكييف.
2. الحرص أن يكون المكان رحباً حتى يشعر الزبائن براحة نفسية. وأن يكون عدد المقاعد الخاصة بالزبائن كافية.
3. أن يكون هنالك حمامات ومطبخ واسع ومجهز.
4. أن تكون الإنارة كافية خلال ساعات الليل ويزود المكان بستائر وتفضل الستائر المنسدلة.
5. أن تُأمن منافذ كهربائية للأجهزة وأن تكون ذات جودة عالية فهي آمن وأقل كلفة على المدى البعيد.
6. أن يكون عدد الموظفين كافياً لخدمة الزبائن ويكون هنالك أمين صندوق (وحده الذي يستلم النقود من الزبائن) ومحاسب واحد لا يكون له علاقة مباشرة بالزبائن ويكون هو وملفاته في غرف لها باب يقفل وفيها خزنة لحفظ النقود والشيكات لحين إيداعها بحساب البنك كذلك تحفظ في الخزنة رخص القيادة الدولية وغيرها من المستندات الهامة.
7. يجب أن يكون لدى المحاسب خزانة لها قفل لحفظ الملفات فيها ومخزن لترحيل الملفات القديمة أولاً بأول.
8. أن يتسع المكان المؤجر لعرض البروشرات.
9. أن تتوفر مواقف سيارات تستوعب سيارات الزبائن والموظفين تابع للمبنى.
أما فيما يختص في الموظفين فيرجع تقدير عدد الموظفين للإدارة بحيث يكون المكتب مستعداً دوماً في حال تغيب أحدهم لأي سبب أو خرج في إجازة سنوية ، ويكون هناك أمين صندوق ومحاسب ذو خبرة في الحسابات بشكل عام وفي التذاكر بشكل خاص.
أن يكون هناك سلماً للرواتب على أساسه يعين الموظف ويكون راتبه وبقية المزايا متساوية لنظيره في الرتبة.
أن تنظر الوكالة للأمام في عمل حجوزات الفنادق وإصدار التأشيرات للمسافرين كذا التأمين الصحي خلال السفر والبرامج والعروض السياحية وأن تخطط الوكالة مسبقاً لعدد الموظين المطلوب وتوفير أماكن مناسبة لهم كي لا تضطر للبحث عن مبنى بديل يستوعب العدد المطلوب.
أن يكون الموظفون على أتم استعداد لخدمة الزبائن بخلفية لغة إنجليزية بالإضافة للغة العربية وخبرة في العمل المناط به كل موظف، كذلك يلزم تعيين سكرتير للوكالة يتولى طباعة ما يطلبه منه المدير أو المحاسب أو أي من موظفي الكاونتر من رسائل أو عروض وأن يكون عنده خلفية في التصميم.
أما بالنسبة للأجهزة والبرامج:
1. أن يكون هنالك برنامج سياحي محاسبي متكامل يربط موظفي الحجز والفنادق بالمحاسب وأمين الصندوق ويرتبط بجميع برامج الحجز مثل (أماديوس جاليليو سابر وورلد سبان).
2. أن تكون كل الأجهزة ببرنامج تشغيل موحد (ويندوز 7 أو ويندز 10 مثلاً)
3. أن يكون هناك سيرفر مناسب وهذا مطلب أساسي للبرنامج السياحي المحاسبي المنوه عنه سابقاً لكن مواصفات السيرفر تكون لدى الشركة المزودة للبرنامج.
4. أن تكون الأجهزة مزودة ببرنامج ميكروسوفت أوفيس وبرامج حماية قوي وبقية البرامج المساعدة مثل برنامج ضغط الملفات وبرنامج قراءة ملفات pdf .
5. أن يكون هناك اتصال انترنت سريع.
6. أن يكون هناك اشتراك بالشبكة السعودية لتسديد قيمة المبيعات.
7. أن يثبت جهاز البصمة لضبط دوام الموظفين.
8. أن يكون الموقع مجهز بنظام هاتفي وسنترال مركزي.
أما فيما يتعلق بالنماذج والأختام:
1. أن يكون هناك ختم رسمي للوكالة يحمل رقم السجل التجاري بكل وضوح
2. أن يكون هناك ختم آخر للوكالة يحمل رقم ترخيص الأياتا.
3. أن يتوفر لدى المحاسب الأختام المطلوبة لعمله كختم RECEIVED و ختم PAID وختم تاريخ (ميلادي) وأية أختام قد يحتاجها في عمله.
4. أن تطبع أوراق الرسائل بها ترويسة الوكالة وكل البيانات المطلوبة والعنوان البريدي (ص ب) والبريد الإلكتروني وأرقام الهواتف وموقع الوكالة وبكميات كافية بحيث يعاد طبعها كلما تطلب الأمر ذلك.
5. أن يطبع دفاتر سندات القبض وسندات الدفع من أربعة نسخ لاستخدام المحاسب.
6. في حالة قررت الإدارة البيع بالأجل فعندها فقط يلزم طبع دفاتر الفواتير وطلبات إصدار التذاكر.
7. في بعض الحالات يطلب الزبون إيصالا بقيمة التذكرة أو التذاكر التي دفع قيمتها، يجب طبع كمية من دفاتر سندات القبض خاصة يستخدمها أمين الصندوق، ولا تأثير لهذه السندات في الدورة المحاسبية.
أمور عامة وهامة:
1. يجب أن يكون هناك نقد جاهز في كل الأوقات إما كاش أو في البنك لمواجهة تسديد مبيعات الأياتا في موعدها وعدم تجاوز الموعد في أي ظرف من الظروف.
2. من أسباب تكرر الخسائر المتتالية سنة بعد سنة دون أن يلوح انفراج قريب في الأفق ما يلي:
a) كون أجهزة الهاتف مزودة بصفر دولي مما يرفع قيمة فواتير الهاتف.
b) الغلو غير المنطقي في رواتب بعض الموظفين وبخس حق بعضهم مما يخلق حالة من عدم الرضى لديهم مما يؤثر على انتاجيتهم عمداً كأن يدخل أحد الزبائن يطلب حجزاً فيجيبه لا توجد إمكانية على الرحلة.
c) مصاريف السفر المتكررة لأعضاء الإدارة العليا بدون حاجة ماسّة وتحميل مصاريف المكتب بالرحلات الشخصية.
d) مسحوبات المالكين الشخصية وفتح حساب للمسحوبات لا تستطيع الإيرادات تغطيتها.
e) اقتصار العمل على إصدار التذاكر فإيرادات عمولات إصدار التذاكر بسيطة لا تتعدى بأحسن الأحوال العمولة الممنوحة من قبل شركة الطيران (وأغلب شركات الطيران أوقفت العمولات) لا يعتمد عليها في تغطية نفقات التأسيس وتكوين أرباح، بل يجب أن يشرع فوراً وقبل البدء بالعمل تأسيس قسم السياحة فإيرادات السياحة تبلغ من 15 إلى 30 في المائة.
f) يجب ضبط مصاريف المكتب وعدم التبذير.
g) تسليم أمور الصيانة لجهات غير مؤهلة للقيام بأمور الصيانة.
h) عدم اعتماد شراء الأجهزة والأثاث من ماركات معروفة ومحلات مسجلة.
i) إهمال صيانة ما تلف من الأجهزة والأثاث.